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通知 | 关于区级会议和培训场地使用的通知
 
文章来源: 广东狮子会秘书处    更新时间: 2020-09-15     点击率: 6772次
 
 

各代表处、委员会:


本会“狮子之家”7-8楼的装修已经完成了,6楼也即将近日完工。7-8楼目前共有3大2中2小等7个会议、培训室,基本具备承接本会秘书处、区级各委员会、广州地区代表处的各种会议和培训的使用条件。

业务主管单位“广东省残疾人联合会”已经明确指示,要求本会必须充分利用好自有场地,节约会议和培训开支。因此,以后区级(含委员会)、广州地区代表处的会议和培训(不需场租费的除外),原则上在本会“狮子之家”举办。如遇特殊原因需要在外有偿租借场地举办的,须“一事一报”经常务理事会表决通过。


各委员会及代表处必须严格按照预约流程及遵守会议室管理指引,规范合理地使用及自觉爱护本会“狮子之家”会议室。

各代表处参考以上执行。

 

广东狮子会秘书处

2020年9月12日

 

附件:《广东狮子会“狮子之家”会议室使用指引》


广东狮子会“狮子之家”会议室使用指引

 

一、使用申请说明
为保证广东狮子会(下文简称“本会”)会议室的有序使用,提高其使用效率,以及对会议室的配备物品、清洁维护等进行全面管理,确保良好的会议环境,制定本申请流程。本规定适用本会各工作委员会、代表处及服务队等。

二、申请流程
通过审批的活动至少提前七天进行以下申请流程:
(一)服务队申请:向代表处干事提交《场地借用承诺书》→代表处干事于钉钉“智能会议室”中选择相应的会议室进行申请,审批通过后通知服务队。
(二)代表处申请:由相关负责人向代表处干事提交《场地借用承诺函》→代表处干事于钉钉“智能会议室”中选择相应的会议室进行申请,审批通过后通知相关人员。
(三)委员会申请:由相关负责人向相应负责的秘书处干事提交《场地借用承诺函》→秘书处干事于钉钉“智能会议室”中选择相应的会议室进行申请,审批通过后通知相关人员。

三、会议室使用规定
(一)会议室仅限于本会各工作委员会、代表处及服务队用于举行会议,接待访客、业务研讨等工作。
(二)会议室会议使用遵照小会服从大会、缓用服从急用、局部服从整体、相对次要服从重要的原则,由秘书处统一安排使用。
(三)各工作委员会、代表处及服务队使用会议室如临时取消申请,再需使用时需重新提交申请。会议室使用时间冲突时,由秘书处根据使用原则协调解决或另行安排。
(四)会议期间禁止吸烟。
(五)使用单位应按预约的时间内使用完毕,不能超时使用。如在紧接的时间段内已安排了给其他申请单位使用时,超时使用的单位或个人必须离开该会议室,终止使用该会议室。
(六)会议室使用人员应自觉爱护室内物品及设施,不乱写乱画、乱撞乱碰,确保会议室桌、椅、墙壁、电器等设施不受污损,使用完毕后所有设备放置原位。会议室配置的影音设备由秘书处行政管理部监督管理,若发现使用人员操作不当及人为造成损坏的,由当事人照价赔偿。
(七)会议室的照明、空调、音像设备的使用及会务工作由申请使用单位负责,秘书处协助指导使用。
(八)会议室内所使用设备、工具、办公用品未征得秘书处同意一律不得拿出会议室或转作他用。若确因需要借用,必须征得秘书处同意后方可动用,事后归还原处。
(九)会议结束后,使用会议室的单位负责室内桌面卫生清理和物品整理,并关好门窗、关闭空调、电器等设施设备电源,切实做好防火、防盗及其它安全工作,及时归还会议室钥匙至秘书处。
(十)未经特殊批准,不允许携带未成年人进出办公场地及会议室,如经特殊批准为一定须有未成年人参加的活动,必须由监护人陪伴并承担一切责任。

四、附件
场地借用承诺书.doc
 
 
     
 
 
 
 
 
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